11月2日(金)にグランドプリンスホテル新高輪国際館パミールで開催されたCTC Forum 2018。
今年は、4,000名以上の来場者・関係者が集い、92講演／76展示と過去最大規模の開催となった。
そんなCTC Forumを一体どのようにしてクライアントとワンチームで作り上げていったのか、アカウントチーム／クリエイティブチーム／WEBチーム／イベント事務局に話を聞いた。
今年は、4,000名以上の来場者・関係者が集い、92講演／76展示と過去最大規模の開催となった。
そんなCTC Forumを一体どのようにしてクライアントとワンチームで作り上げていったのか、アカウントチーム／クリエイティブチーム／WEBチーム／イベント事務局に話を聞いた。
手探りの中での提案
−大規模なイベントのCTC Forumでしたが、どのようにして決まっていったのでしょうか。白熊：最初は今年の3月ごろに例年よりCTC Forumの規模を大きくするというお話を伺いました。その時点では「デジタル」というキーワードだけありました。
アカウントチーム 白熊
－オリエンテーションはあったのですか？
白熊：特に、オリエンみたいなものではなかったかな。
でもだからこそ、イベントの”ど真ん中に据えるもの”から提案していこうという方向になって、
その時にヒアリングした「デジタルテクノロジー」から、CTCらしい軸を考えていきました。
−「デジタルテクノロジー」から、どのようにして提案するところまでたどりついたのですか？
白熊：表現があっちこっちにいきながらも「デジタルを体感するイベント」という軸はあったんです。でもそこにCTCらしさがなくて、そこをどう表現するかにとても悩んでいましたね。
そこで、以前よりLOB（Line of Business）に向けてのアプローチを始めていらしたことや、そもそも『SIer』っていう立場とはなんだろうということ、私自身がデジタルテクノロジーが苦手なこともあって、「なんで自分はデジタルをあまり使わないのだろう」とか、考えてみたんです。
そういった中で、私の中に神が降りてきて閃いて（笑）。CTCは世界中のメーカー企業と数多く取引があり最先端の技術をいち早く日本に持ってきている。でも技術っていくら最先端で良いものだとしても知っているだけでは使えなかったり、使いこなせないと成果を出せなかったりするんですよね。その中で、「使いこなすための知見を持っており、成果を出すところまで伴走してくれる点にCTCの価値がある」、ここにポイントを立ててイベントの軸に据えるといいんじゃないかなって思ったんです。
あともう１つ、CTC Forumの過去のテーマって「共創」や「つなぐ」みたいなその年の最先端のメッセージを出していて、だからこそその先を行くんじゃなくて、一歩立ち止まって「お客さんが身近に感じられるようなテーマにもしたいな」という話もお客さんから聞いていました。
いままでの営業活動の中で、「点」で得ていた情報が「線」につながった瞬間でした。
そんな感じの内容をまとめて持っていきました。その時は、お客さんの反応がわからなかったんですが結果的にテーマが「デジタルテクノロジーを使いこなす」になったので、「あ、同じ視点で私も考えられていたんだ！大事にするところを掴めていたんだな。」と思えて心底嬉しかった。そして、これを体感させるような場づくりをしたい！とエネルギーが湧いてきました。
テーマをどう表現するか
−テーマが決まった段階でクリエイティブチームはどう動いたのですか？
井上：「面白いものや新しいものを持ってきてほしい」という要望は早くにあったので、テーマが決まる前から色々なものを提案していました。
井上：「面白いものや新しいものを持ってきてほしい」という要望は早くにあったので、テーマが決まる前から色々なものを提案していました。
クリエイティブチーム 井上
−例えばどのようなものを提案したのでしょうか
井上：海外に「電子バッジ」っていうのがあって、表面がディスプレイになってる缶バッジなんだけど海外から取り寄せて提案してみたり、AIを使ったインフォメーションや、果ては会場の国際館パミールまでに坂があるからオリジナルのトゥクトゥクを走らせることなんかも提案したかな。(笑)
品川駅から会場までの間にビーコンを設置し来場者が通過するとメッセージが届いたり、展示スペースを無人化させてタッチパネルやQRコードで自由に見ていただきましょうとか、デジタルテクノロジーを来場者に体感してもらえるような表現をずっと提案していたよね。ほとんどボツになっちゃったけど。(笑) お客様側の情報感度も非常に高かったので、負けじと情報収集したことが記憶に残ってます。
−結果としてはどのようなものができたのですか？
井上：AR (Augmented Reality)を組み込んだイベント案内DMを制作しました。DMをスマホのアプリから読み込むと、過去のForumの様子や今年の見どころが流れ、イベントへの期待値を高められるようにしました。これもForum前にデジタルテクノロジーを体感してほしいと考えてやったんです。さらに、その映像をトレインチャンネルや、オープニング映像にも応用しました。
井上：海外に「電子バッジ」っていうのがあって、表面がディスプレイになってる缶バッジなんだけど海外から取り寄せて提案してみたり、AIを使ったインフォメーションや、果ては会場の国際館パミールまでに坂があるからオリジナルのトゥクトゥクを走らせることなんかも提案したかな。(笑)
品川駅から会場までの間にビーコンを設置し来場者が通過するとメッセージが届いたり、展示スペースを無人化させてタッチパネルやQRコードで自由に見ていただきましょうとか、デジタルテクノロジーを来場者に体感してもらえるような表現をずっと提案していたよね。ほとんどボツになっちゃったけど。(笑) お客様側の情報感度も非常に高かったので、負けじと情報収集したことが記憶に残ってます。
−結果としてはどのようなものができたのですか？
井上：AR (Augmented Reality)を組み込んだイベント案内DMを制作しました。DMをスマホのアプリから読み込むと、過去のForumの様子や今年の見どころが流れ、イベントへの期待値を高められるようにしました。これもForum前にデジタルテクノロジーを体感してほしいと考えてやったんです。さらに、その映像をトレインチャンネルや、オープニング映像にも応用しました。
WEBにもLive感を
（左）WEBチーム 西田 （右）クリエイティブチーム 菅野
−他にもWEBのこだわりや受付システムをオリジナルで開発したとか。
菅野：見る人がワクワクするようなサイトを作りたかったんです。申込みサイトって基本的にビジュアル、イベント概要、プログラム、アクセスがあれば成り立つんですけど、多くのサイトがその順番で並べて終わり。なかなかそれだけじゃ「行きたい」と思わせるには弱いじゃないですか。僕はイベントWEBでもエモーションを伝える必要があると思うんですよ。だから「面白そうだな」「見に行こうかな」って思ってほしくて、背景に動画をつけたり情報の見せ方にもアニメーションをつけたり、とにかく見た人がワクワクするようなデザインにしました。
ただ、WEBの重要な役割に「申込み」があって、興味を引いても申込みまでに手間が多かったり、わかりにくいと申込んでくれない。特に今回のForumは講演数が多いので、時間順に縦スクロールで表示にしたり、自分がどこの講演に申込んだのか見やすくしたり、ビジネスカテゴリーやテクノロジー別に分けてタグをつけ、自分の欲しい情報がどこにあるのかを探せるようにもしましたね。
西川：とにかく数が多くて大変だった（笑）
今回のForumでは130名以上の担当者とやりとりをしました。情報を取りまとめるのはB-circleを使用すればできますが、そもそものボリュームが大きいので苦労しました。B-circleを積極的に使うことで業務作業を効率化し、出展企業や講演者の方にもわかりやすく情報共有をすることで手間をかけさせないように心がけました。
あと、システムがきちんと作動するかをテストするのも事務局の仕事のひとつですね。今回のように新しいシステムが開発されると色々なシチュエーションを考えてテストをします。事務局は主催者／出展社／講演者／来場者／社内／外部パートナー等、多数の関係者と細かく接していくからこそ、関わっている皆さんにとってベストな方法がないかを模索していましたね。
菅野：見る人がワクワクするようなサイトを作りたかったんです。申込みサイトって基本的にビジュアル、イベント概要、プログラム、アクセスがあれば成り立つんですけど、多くのサイトがその順番で並べて終わり。なかなかそれだけじゃ「行きたい」と思わせるには弱いじゃないですか。僕はイベントWEBでもエモーションを伝える必要があると思うんですよ。だから「面白そうだな」「見に行こうかな」って思ってほしくて、背景に動画をつけたり情報の見せ方にもアニメーションをつけたり、とにかく見た人がワクワクするようなデザインにしました。
ただ、WEBの重要な役割に「申込み」があって、興味を引いても申込みまでに手間が多かったり、わかりにくいと申込んでくれない。特に今回のForumは講演数が多いので、時間順に縦スクロールで表示にしたり、自分がどこの講演に申込んだのか見やすくしたり、ビジネスカテゴリーやテクノロジー別に分けてタグをつけ、自分の欲しい情報がどこにあるのかを探せるようにもしましたね。
西田：QRコードでの受付システムは２年前にも１度作りました。当時はタブレットとA4のレーザープリンターを使ってやっていたんです。ただスマホをかざしてから名札が出力されるまでに6〜7秒ぐらいかかっていたので、これはなんとかしたいなとずっと考えていました。映画館に行った時に予約システムでレシートが出てくる様子を見たときに「これ使えるかも」と思い、レシートプリンターをレンタルし試行錯誤してなんとかできるようになりました。
菅野：あと受付システムを利用して「CTC Tour Pass」という当日用WEBサイトも作りました。自分が申込みをした講演を確認できたり、展示／講演への参加でマイルを貯め景品と交換することができたり、クーポンプログラムを組み込んだり、デジタルテクノロジーを当日も体感してもらうための仕掛けです。受付も、スマホで表示したQRコードをかざしチェックインする方式にしました。
西田：イベント用としては通常ネイティブアプリを使うことが多いと思いますが、インストールやログインといった手間が多く、どうしても利用率が下がってしまうのでWEBアプリとして制作しました。Tour Passでは受付を通過した時や景品の交換などリアルタイムに画面を切り替える機能を実装して、スマホでの表示のため極力ネットワークを使わないシングルページでのアプリケーションとして制作しました。
菅野：あと受付システムを利用して「CTC Tour Pass」という当日用WEBサイトも作りました。自分が申込みをした講演を確認できたり、展示／講演への参加でマイルを貯め景品と交換することができたり、クーポンプログラムを組み込んだり、デジタルテクノロジーを当日も体感してもらうための仕掛けです。受付も、スマホで表示したQRコードをかざしチェックインする方式にしました。
西田：イベント用としては通常ネイティブアプリを使うことが多いと思いますが、インストールやログインといった手間が多く、どうしても利用率が下がってしまうのでWEBアプリとして制作しました。Tour Passでは受付を通過した時や景品の交換などリアルタイムに画面を切り替える機能を実装して、スマホでの表示のため極力ネットワークを使わないシングルページでのアプリケーションとして制作しました。
－出展社／講演者への情報の共有は西川さんを経由してたんですよね
西川：とにかく数が多くて大変だった（笑）
イベント事務局 西川
あと、システムがきちんと作動するかをテストするのも事務局の仕事のひとつですね。今回のように新しいシステムが開発されると色々なシチュエーションを考えてテストをします。事務局は主催者／出展社／講演者／来場者／社内／外部パートナー等、多数の関係者と細かく接していくからこそ、関わっている皆さんにとってベストな方法がないかを模索していましたね。
目指し、良さを伝える
ー終わってみて、感じることは。
白熊：「デジタルテクノロジーを使いこなす」っていうテーマを、いかにして表現し来場者に体感していただけるかというところを、チーム全員が目指しつづけることができました。
あくまで私たちの役割は盛り上げ役であり、講演や展示で展開される様々なソリューションを来場者が体感することで「デジタルテクノロジーを使いこなす」が初めて成立するんです。その点では、私たちの仕掛けが、CTCのメッセージをお伝えする口火になったかなと思えたForumでした。
白熊：「デジタルテクノロジーを使いこなす」っていうテーマを、いかにして表現し来場者に体感していただけるかというところを、チーム全員が目指しつづけることができました。
あくまで私たちの役割は盛り上げ役であり、講演や展示で展開される様々なソリューションを来場者が体感することで「デジタルテクノロジーを使いこなす」が初めて成立するんです。その点では、私たちの仕掛けが、CTCのメッセージをお伝えする口火になったかなと思えたForumでした。
